Gründer sollten aufhören, sich über niedrige Ausgaben Gedanken zu machen und sich auf ihr Geschäft konzentrieren.

Wenn Sie Ihre Ausgaben auf ein Minimum beschränken, werden Ihre Kosten bei der Gründung eines Unternehmens nicht sinken. Es mag zwar vernünftig erscheinen, so viele Ausgaben wie möglich zu minimieren, während Sie wachsen, aber es ist auch wichtig, dass Sie in Ihrem Budget Platz für die langfristige Perspektive schaffen.

Leider erkennen die Unternehmen nicht immer, dass die Menschen ihr größtes Kapital und ihr wichtigster Wettbewerbsvorteil sind. Da dies nicht der Fall ist, wird dem Personal oft nicht die Bedeutung beigemessen, die es haben sollte.

In dem Bestreben, „Geld zu sparen“, kümmern sich 54 % der Kleinunternehmer fälschlicherweise selbst um Personalangelegenheiten. Es überrascht nicht, dass weniger als die Hälfte von ihnen Vertrauen in die Personalstruktur ihres Unternehmens hat. Vielleicht, weil laut derselben Studie 82 % der Personalleiter keine formale Personalausbildung haben und weniger als ein Viertel glaubt, dass sie Zugang zu den Instrumenten haben, die sie für den Erfolg benötigen.

Was Unternehmer nicht wissen, ist, dass von allen Unternehmen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) am meisten von einer Online-Personalsoftware profitieren, da sie als Vollzeit-Personalverwalter fungiert. HR-Software ist der perfekte Verbündete für überlastete, kleine Belegschaften. In diesem Artikel für Mobiteam gehen wir auf die versteckten Kosten, Bedenken und Vorteile der Verwendung von HR-Software wie kiwiHR ein. Lassen Sie uns gleich eintauchen!

Personalfragen und versteckte Kosten

Wenn Kleinunternehmer, die ohnehin schon mit Arbeit überlastet sind, Aufgaben im Personalwesen übernehmen, schaden sie ihrem Unternehmen möglicherweise mehr, als dass sie ihm helfen. Aber warum? Laut einer kürzlich durchgeführten Studie hat nur 1 von 10 Führungskräften, die für mehrere Bereiche zuständig sind, tatsächlich Freude an HR-Aufgaben. Darüber hinaus würden nur 35 % der Ad-hoc-Führungskräfte weiterhin Personalaufgaben übernehmen, wenn sie die Wahl hätten, und 24 % geben an, dass sich die eigenständige Erledigung von Personalaufgaben negativ auf die Arbeitszufriedenheit auswirkt. Werfen wir einen Blick auf die Ursachen für diese Belastung:

• Sich ändernde rechtliche Rahmenbedingungen: 78 % der Inhaber kleiner Unternehmen geben an, dass es sehr schwierig ist, mit der Einhaltung von HR-Vorschriften und Gesetzen Schritt zu halten. Auch wenn die Vorschriften für die Mitarbeiter und eine bessere Arbeitskultur von Vorteil sind, ist es schwierig, auf dem Laufenden zu bleiben und die Vorschriften einzuhalten.
• Andere Konsequenzen für das Team: Darüber hinaus gibt es viele andere HR-Themen, die KMU-Führungskräfte mit Sorge betrachten. Sie befürchten insbesondere, dass ihre Organisationen an diesen kritischen Punkten geschwächt werden:

1.   Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften (60%)
2.   Lösung von Mitarbeiterkonflikten (59%)
3.   Teambesprechungen oder eine angemessene Einarbeitung (49 %)
4.   Einhaltung der Mitarbeiterdaten (46%)

Um nur einige zu nennen. Tatsächlich machen Personalaufgaben etwa 20 % der Zeit einer Ad-hoc-Führungskraft aus, was 700 Arbeitsstunden pro Jahr entspricht. Zum Glück gibt es einen Helden, der die in archaischen Prozessen gefangenen Personalleiter retten kann. Sagen Sie Hallo zu HR-Software.

Wie HR-Software KMU hilft

Aufgrund von Budgetbeschränkungen übertragen KMUs oft Personalaufgaben an andere Abteilungen, um Kosten zu sparen. HR-Software sollte jedoch nicht als Ausgabe, sondern vielmehr als Investition betrachtet werden. Irgendwann müssen die Mitarbeiter anfangen, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, für die sie eingestellt wurden, anstatt sich halbherzig um Personalangelegenheiten zu kümmern, für die sie nicht ausgebildet sind. Investieren in HR-Software führt zu Zeit- und Kosteneinsparungen durch optimierte und fehlerfreie Prozesse. So geht’s:

#1 Profitieren Sie von digitalen Mitarbeiterakten

Verwaltungsaufgaben machen bis zu 40 % aller HR-Aufgaben aus. Manager können leicht überfordert werden. Von der Erfassung der Dokumente neuer Mitarbeiter bis hin zu Kündigungen haben sie zu viele papierbasierte Aufgaben zu erledigen. Wenn ein Teil dieser Aufgaben automatisiert wird, fühlen sich die Manager entlastet und können sich auf die wirklich wichtigen HR-Aufgaben konzentrieren. Die Einführung eines papierlosen Büros und die Umstellung auf ein digitales Personalsystem gewährleistet, dass die Mitarbeiterdaten immer auf dem neuesten Stand sind. Darüber hinaus hilft die HR-Software den Managern, den Papierkram in den Griff zu bekommen, indem sie den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, ihre persönlichen Daten dank des Employee Self Service selbst zu bearbeiten.

#2 Nie wieder mit Tabellenkalkulationen arbeiten

Verwenden Sie derzeit Urlaubsplanungs- oder Zeiterfassungstabellen? Bis zu 88 % der Tabellenkalkulationen enthalten Fehler. Haben Sie die Zeit, sie alle zu korrigieren? Schon eine falsche Formel genügt, um den Fehler auf alle Datensätze in der Tabelle zu übertragen. Wenn Sie immer noch Zeit damit verschwenden, Fehler zu beheben, sollten Sie auf eine HR-Software umsteigen.

Intelligente HR-Software rechnet für Sie und zeigt Ihnen Resturlaub, Arbeitsstunden, Überstunden und vieles mehr genau an. Die richtigen Zahlen werden wie von Zauberhand ausgearbeitet. Mehrere Arbeitsvereinbarungen? Das ist kein Problem. Mit der HR-Software können Sie so viele Arbeitspläne oder Freizeitregelungen erstellen, wie Sie brauchen, um den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden.

Eine automatisierte Abwesenheitsverwaltung oder Zeiterfassung hilft Ihnen, Zeit zu sparen und sich wiederholende Prozesse loszuwerden. Wenn man bedenkt, dass 77 % der Angestellten erwarten, dass Routineaufgaben wie die Zeiterfassung oder die Beantragung von Urlaub einfacher zu erledigen sind, wird HR-Software auch von den Angestellten gewünscht. Letztendlich führen zufriedene Mitarbeiter zu einer höheren Mitarbeiterbindung, was uns zum nächsten Punkt bringt.

#3 Mitarbeiterbindung durch Onboarding erhöhen

Wussten Sie, dass Unternehmen, die einen sinnvollen Onboarding-Prozess anbieten, bis zu 90 % der neuen Mitarbeiter halten können? Vermitteln Sie ihnen einen guten ersten Eindruck mit einem strukturierten und professionellen Onboarding.

Die Erstellung und Zuweisung von Checklisten an neue Mitarbeiter ermöglicht ihnen einen produktiven Start und eine reibungslose Integration in das Unternehmen. Sparen Sie Zeit bei der Begrüßung neuer Mitarbeiter und schaffen Sie perfekte erste Tage dank der Checklistenvorlagen von kiwiHR. Die Vorlagen sind nicht nur auf das Onboarding beschränkt, sondern können auch für die Gestaltung interner Prozesse und das Offboarding verwendet werden.

#4 Zentralisierung aller Informationen mit einer einzigen HR-Software

Um allgemeine Unternehmensrichtlinien, Mitarbeiterhandbücher oder Dokumente weiterzugeben, können Sie sie ausdrucken und manuell verteilen. Oder Sie können sie nahtlos über eine HR-Software austauschen. Durch die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Festlegung von Prozessen bleibt Ihr Schreibtisch aufgeräumt, Ihr Unternehmen strukturiert und jeder auf dem neuesten Stand. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass Sie die Daten, die Sie benötigen, mit den Stundenzetteln und dem Freizeitverlauf der einzelnen Mitarbeiter finden können. Eine HR-Software mit einer einfachen und übersichtlichen Oberfläche ermöglicht es Managern, die benötigten Daten zu finden, ohne alte E-Mails oder endlose Tabellen durchgehen zu müssen.

#5 Kosteneinsparungen

Zeit ist Geld. Wenn die Arbeitszeit und die Arbeitsbelastung der Manager verringert werden, werden Ihre Ressourcen maximiert. Und wie? Entlastete Manager können sich dank einer HR-Software, die sie wie eine Vollzeit-Personalverwaltung unterstützt, auf andere Aufgaben konzentrieren. Damit entfällt auch die Belastung durch Multitasking und mangelnde Leistung in allen Bereichen, für die sie zuständig sind.

#6 Erhöhte Sicherheit und Konformität

Ein zusätzlicher Vorteil der Verlagerung von Mitarbeiterdaten in die Cloud ist die erhöhte Sicherheit. Dank der Rollenberechtigung können Sie genau festlegen, wer auf welche Informationen zugreifen darf, und so interne Datenschutzverletzungen vermeiden.

Beim Umgang mit sensiblen Informationen, wie sie in den Mitarbeiterdaten enthalten sind, ist es wichtig, Sicherheitsaspekte und Datenschutzgesetze wie GDPR zu berücksichtigen. Mit kiwiHR können Sie ruhig schlafen, denn Sie wissen, dass Ihre Daten in einer sicheren und GDPR-konformen HR-Software gespeichert sind.

kiwiHR: die perfekte HR-Software für KMU

kiwiHR wurde mit dem Ziel gegründet, die Vorteile der Digitalisierung für KMUs zu einem fairen Preis anzubieten. Die Implementierung von HR-Software wie kiwiHR hilft KMU, Aufgaben zu automatisieren, Ressourcen zu maximieren und Geld zu sparen. Worauf warten Sie noch? Fordern Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion an.